Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự thực chất là chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên các giấy tờ, tài liệu, không bao hàm chứng nhận về hình thức và nội dung của giấy tờ và tài liệu đó. Để nhanh chóng thực hiện xong thủ tục này, bạn có thể sử dụng dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự để được hỗ trợ hiệu quả.
Chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
Chứng nhận lãnh sự là việc Cơ quan thẩm quyền chứng nhận con dấu, chức danh trên giấy tờ, chữ ký,… cho người Việt Nam để tài liệu đó được công nhận và sử dụng hợp pháp ở nước ngoài.
Khác chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự là một thủ tục hành chính. Quy trình này được Cơ quan thẩm quyền tại Việt Nam thực hiện bằng cách chứng nhận chức danh trên giấy tờ, con dấu, chữ ký và văn bản do người nước ngoài cấp để những tài liệu này được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.
Theo quy định của luật pháp Việt Nam, Bộ ngoại giao là cơ quan thẩm quyền thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam (trong nước). Trong khi đó, Cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền sẽ thực hiện vai trò lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài và có quyền hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài cho người Việt Nam.
Toàn bộ quy trình về việc hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự mới nhất được áp dụng theo Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ.
Giấy tờ được hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam ở nước sở tại.
Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự
#1. Hợp pháp hóa lãnh sự
Đối với việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài, gồm có:
♦ Tờ đơn chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu LS/HPH-2012/TK;
♦ Bản gốc giấy tờ tùy thân gồm: Hộ chiếu, chứng minh nhân dân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc;
♦ 01 bản chụp giấy tờ tùy thân trong trường hợp bạn gửi hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ tùy thân không cần phải hợp pháp hóa lãnh sự;
♦ Giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự; 01 bản chụp các tài liệu, giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự;
♦ 01 bản dịch giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ đó ngoài 2 thứ tiếng này);
♦ 01 bản chụp các giấy tờ đã dịch; 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu gửi hồ sơ qua đường bưu điện).
#2. Chứng nhận lãnh sự
♦ 01 tờ khai đề nghị chứng nhận lãnh sự theo mẫu LS/HPH-2012/TK;
♦ Bản chính các giấy tờ tùy thân như hộ chiếu, chứng minh nhân dân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
♦ Nếu nộp hồ sơ qua đường bưu điện, hãy chuẩn bị 1 bản chụp các giấy tờ tùy thân gồm chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu;
♦ Cách giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự;
♦ 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự;
♦ 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện).
Lưu ý khi hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự
Các giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự
Theo Điều 9 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP, các tài liệu, giấy tờ dưới đây sẽ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự:
- Tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước sở tại đều là thành viên hoặc theo nguyên tắc song phương.
- Tài liệu, giấy tờ được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan thẩm quyền Việt Nam và cơ quan thẩm quyền nước ngoài.
- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Các giấy tờ mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa hay chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc nước ngoài.
Mẫu tài liệu đã được chứng nhận/ hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.
Các giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự
- Giấy tờ đã bị tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Giấy tờ trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn với nhau hoặc không trùng khớp với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa, chứng nhận lãnh sự.
- Giấy tờ giả mạo hoặc chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Giấy tờ đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng và ký trực tiếp trên mặt giấy tờ. Con dấu và chữ ký chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu và chữ ký gốc.
- Giấy tờ có nội dung vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách Nhà nước.
Tại sao không nên tự hợp pháp hóa lãnh sự/ chứng nhận lãnh sự?
❖ Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự/ chứng nhận lãnh sự thường xuyên thay đổi;
❖ Mất quá nhiều thời gian để đọc hiểu và dịch thuật giấy tờ;
❖ Có quá nhiều thuật ngữ trong giấy tờ, tài liệu;
❖ Mất thời gian, công sức xếp hàng chờ đợi làm hồ sơ;
❖ Quá trình dịch thuật, công chứng phức tạp, đòi hỏi sự chuyên nghiệp cao.
Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự
Bạn có thể tự mình thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận lãnh sự khi tham khảo các hướng dẫn về thủ tục và quy trình hợp pháp hóa lãnh sự của Vietnam Booking. Tuy nhiên, nếu bạn muốn:
✓ Tiết kiệm thời gian, công sức, hạn chế mệt nhọc;
✓ Không phải chuẩn bị nhiều giấy tờ, thủ tục hành chính phức tạp;
✓ Đảm bảo tối đa sự chính xác và hợp lệ của hồ sơ;
✓ Rút ngắn thời gian xét duyệt giấy tờ chứng nhận/ hợp pháp hóa lãnh sự.
Vietnam Booking khuyến khích bạn đăng ký dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự để được hỗ trợ trọn gói, nhanh chóng. Vietnam Booking – Công ty có trên 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thị thực, hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự,… Sở hữu đội ngũ chuyên viên lành nghề, am hiểu pháp luật, đến với chúng tôi, quý khách chỉ cần cung cấp bản gốc của các loại giấy tờ, còn lại đội ngũ chuyên viên của Vietnam Booking sẽ giúp bạn xử lý hiệu quả từ A-Z.
Nếu tự mình thực hiện thủ tục hợp thức hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự, bạn cũng có thể liên hệ Vietnam Booking qua hotline: 1900 3498 để được hướng dẫn và giải đáp những vướng mắc liên quan. Vietnam Booking hân hạnh được đồng hành cùng bạn!
